Zeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber in Deutschland erfassen müssen – und wie
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – Beginn, Ende und Dauer, nicht nur Überstunden. planunu erfüllt die Pflicht mit App und Terminal und bereitet die Daten gleich für Dienstplan und Lohnabrechnung auf.
Rechtsgrundlagen§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG · BAG 1 ABR 22/21 · EuGH C-55/18 · § 16 ArbZG
Rechtslage Deutschland
Die Zeiterfassungspflicht und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes
Der EuGH hat 2019 die Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung vorzuschreiben. Das BAG hat diese Pflicht 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. Ein Gesetzentwurf zur Änderung des ArbZG mit elektronischer Erfassung liegt seit 2023 vor.
| Regel | Grenze | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Was zu erfassen ist | Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit | BAG 1 ABR 22/21 |
| Überstunden und Sonntagsarbeit | aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Werktägliche Arbeitszeit | 8 h, bis 10 h mit Ausgleich in 6 Monaten | § 3 ArbZG |
| Ruhepausen | 30 min ab > 6 h, 45 min ab > 9 h | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | 11 h (Gastgewerbe: 10 h mit Ausgleich) | § 5 ArbZG |
| Sonn- und Feiertagsarbeit | Gastgewerbe erlaubt, 15 freie Sonntage | § 10, § 11 ArbZG |
| Nachtarbeit | angemessener Ausgleich | § 6 Abs. 5 ArbZG |
| Abrufarbeit ankündigen | 4 Tage im Voraus | § 12 Abs. 3 TzBfG |
Rechenbeispiel
Marco arbeitet im Restaurant von 15:00 bis 00:30 mit 45 Minuten Pause: 8 h 45 min Arbeitszeit, also über 8 h – zulässig, wenn der Ausgleich auf durchschnittlich 8 h in sechs Monaten gelingt. Beginnt er am nächsten Tag um 10:00, sind es 9 h 30 min Ruhezeit: im Gastgewerbe erlaubt, wenn innerhalb eines Monats auf 12 h verlängert wird.
So setzt planunu das um
planunu erfasst jede Stempelung mit Pausen, prüft Ruhezeit und Ausgleichszeiträume nach ArbZG, markiert Verstöße im Auswertungsmodul mit Paragraf und Datum und exportiert die Aufzeichnung für die Gewerbeaufsicht, den Betriebsrat und die Lohnabrechnung.
Zur Zeiterfassung mit Dienstplan →Pflicht erfüllen, ohne eine Pflicht daraus zu machen
Mitarbeiter stempeln in der App, am Terminal oder im Browser. Die Ist-Zeiten laufen gegen den Dienstplan, Überstunden und Ausgleichszeiträume werden automatisch geführt.
- Objektiv, verlässlich, zugänglich: jede Stempelung mit Zeitstempel und Änderungsprotokoll
- Mitarbeiter sehen ihre Aufzeichnung und ihr Zeitkonto jederzeit in der App
- Ausgleichszeiträume nach § 3 ArbZG und Tarifvertrag
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – erfasst wird trotzdem
- Export für Gewerbeaufsicht, Betriebsrat und DATEV
Mitbestimmungsrelevante Einstellungen (Auswertungen, Standort) sind dokumentiert und rollenbasiert.
Mindestpausen werden geprüft; fehlende Pausen fallen vor der Lohnabrechnung auf.
Ist-Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten im Format Ihrer Lohnabrechnung.
| 15.08. 23:10 | Feiertag gearbeitet | Feiertag | +8 h | +8 h |
| 14.08. 15:12 | Ist-Zeit | Gutstunden | +1,5 h | +12,5 h |
| 12.08. 15:02 | Ist-Zeit | Gutstunden | −0,5 h | +11 h |
| 04.08. 06:00 | Dienstplan | Urlaub | −5 T | 18 T |
Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Seit wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) ab. Sie gilt seither unmittelbar, auch ohne Änderung des Arbeitszeitgesetzes.
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Nach dem BAG-Beschluss nicht zwingend; Aufzeichnungen in Papierform sind zulässig, solange sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Der Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG aus 2023 sieht eine elektronische Erfassung mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße vor.
Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?
Der Entwurf sieht Ausnahmen für leitende Angestellte und tarifliche Öffnungsklauseln vor. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Zeit muss aber trotzdem erfasst werden – auch durch die Beschäftigten selbst, mit dem Arbeitgeber als Verantwortlichem.
Was passiert, wenn ein Arbeitgeber nicht erfasst?
Die Gewerbeaufsicht kann die Erfassung anordnen; Verstöße gegen § 16 ArbZG sind Ordnungswidrigkeiten. Im Überstundenprozess wirkt eine fehlende Erfassung zudem zugunsten der Beschäftigten, die ihre Stunden dann leichter nachweisen können.
Reicht ein Stundenzettel in Excel?
Für kleine Betriebe vorerst ja, wenn er vollständig und zeitnah geführt wird. Unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage enthält Beginn, Ende, Pausen und Arbeitszeit pro Tag. Sobald Dienstplan, Ausgleichszeiträume und Zuschläge dazukommen, ist eine digitale Zeiterfassung günstiger als das Nachrechnen.
Nächster Schritt
Zeiterfassungspflicht erfüllen, Dienstplan gleich mit
In einer Demo richten wir die Erfassung für Ihren Betrieb ein und zeigen, wie Überstunden, Ausgleich und Export automatisch entstehen.